Tradiciniai darbuotojų veiklos vertinimai daugelį metų buvo vienas pagridinių personalo valdymo įrankių. Dažniausiai naudojamas metinis veiklos vertinimas tapo įrankiu, vertinančiu darbuotojų indėlį, nustatančiu tobulintinas sritis ir planuojančiu ateities tikslus. Vis dėlto besikeičianti darbo aplinka parodė, kad šis metodas yra labai ribotas. Pastebėta, jog kitos priemonės yra daug veiksmingesnės ir efektyvesnės – pavyzdžiui: nuolat teikiamas grįžtamasis ryšys, kuris padeda gerinti darbuotojų veiklą bei padeda jiems augti tiek asmenine, tiek ir profesine prasme.
Tradicinis metinis vertinimas ir jo trūkumai
Darbuotojų metinis veiklos vertinimas dažnai kritikuojamas dėl savo griežtumo ir atotrūkio nuo kasdienės darbo realybės. Kai darbuotojas gauna grįžtamąjį ryšį tik per metinį pokalbį, informacija dažnai jau būna pasenusi arba nebeaktuali. Toks laiko tarpas tarp veiklos atlikimo ir jos vertinimo neleidžia įvertinti buvusį mokymų ar tolulėjimo poreikį, o tai lemia darbuotojų nusivylimą ir motyvacijos praradimą.
Metiniai vertinimai orientuojami į praeities veiklą, bet ne į ateitį, todėl toks retrospektyvus požiūris suteikia metiniams vertinimams neigiamą aspektą: jei nepavyko kažko pasiekti – vertinimas blogas. Ir toks vertinimas greičiausiai nepasikeis nei kitais, nei dar kitais metais, nes tuo metu, kai darbuotojui reikėjo atitinkamo palaikymo ar mokymų, jis jų negavo, taigi ir tobulėjimo ateityje nelabai galima tikėtis. Tradiciniai metiniai pokalbiai ir buvo labiau sutelkti į darbuotojų įvertinimą, bet ne į jų nuolatinį augimą.
Kas yra nuolatinis grįžtamasis ryšys?
Nuolatinis grįžtamasis ryšys transformuoja metinius vertinimus į reguliarias, nuolatines diskusijas apie veiklą. Šis metodas leidžia vadovams ir darbuotojams realiuoju laiku spręsti problemas, švęsti pasiekimus ir iškelti bei suderinti tikslus. Užuot veiklos vertinimas vykęs kartą per metus, nuolatinis grįžtamasis ryšys apima susitikimus, kurie vyksta kas savaitę, kas mėnesį arba pagal poreikį.
Grįžtamasis ryšys nėra ribojamas oficialių susitikimų. Tai gali būti greitas apsitarimas komandos susitikimo metu arba struktūrizuotas kasmėnesinis individualus pokalbis. Svarbiausia, kad nuolatinis grįžtamasis ryšys vyksta pakankamai dažnai, kad išliktų aktualus ir prasmingas, tokiu būdu skatindamas darbuotojus realiuoju laiku prisitaikyti ir tobulėti.
Nuolatinio grįžtamojo ryšio teikimas neeliminuoja metinių pokalbių. Rekomenduojama metinius pokalbius pakeisti į dažnesnius – ketvirčio ar pusmečio. Ir jų metu aptarti užsibrėžtus tikslus, pasidžiaugti pasiekimais ir išsikelti naujus tikslus. Tip tarpu grįžtamasis ryšys turi būti reikiamas nuolat, kadangi tai leidžia darbuotojui ir vadovui suprasti, kas sekas ir kas nesiseka, bei dėl kokių priežasčių, ir svarbiausia – imtis veiksmų įvardintas priežastis spręsti čia ir dabar.
Nuolatinio grįžtamojo ryšio nauda
- Savalaikė reakcija į atliekamą veiklą.
Reguliarus grįžtamasis ryšys leidžia darbuotojams ir jų vadovams spręsti problemas, kai jos atsiranda. Viena vertus greita reakcija į iškilusias problemas didina veiklos efektyvumą, kita vertus trūkstamus įgūdžius darbuotojas gali gauti paskirtų mokymų metu. Ir visai tai leidžia laiku pasiekti įmonės tikslų.
- Padidėjęs darbuotojų įsitraukimas
Darbuotojai yra labiau įsitraukę į įmonės valdymą ir veiklą, kai jaučia, kad yra svarbūs ir jų pasiekimai yra pripažįstami. Nuolatinis grįžtamasis ryšys skatina komunikacijos ir pasitikėjimo kultūrą, kyri leidžia darbuotojams jaustis įvertintais.
- Nuolatinis tobulėjimas
Nuolatinis grįžtamasis ryšys skatina nuolatinį tobulėjimą. Darbuotojai raginami įgyti trūkstamas žinias, stiprinti savo silnybes, išnaudoti savo stiprybesm gerinti komunikaciją ir visa tai gerina bendrą organizacijos veiklą.
- Organizacijos tikslų siekimas
Reguliarios diskusijos padeda darbuotojams prisitaikyti prie besikeičiančių organizacijos prioritetų, ypač dinamiškose pramonės šakose, kur tikslai ir strategijos gali keistis dažniau nei kalendoriniai metai. Apskritai greitesnė reakcija suteikia progą prisitaikyti prie esamų sąlygų bei poreikių, ar kalbėtume apie vieno darbuotojo atliekamus darbus ar apie visos organizacijos veiklą.
Kaip įdiegti nuolatinio grįžtamojo ryšio kultūrą?
Grįžtamojo ryšio integravimas į organizacijos veiklą nėra toks paprastas ir lengvas, kaip atrodo ir pirmo žvilgsinio.
Nors pats grįžtamasis ryšys yra vertinamas teigiamas, visgi įmonės dažnai susiduria su darbuotojų bei vadovų pasipriešinimu, kadangi tai pokytis, prie kurio reikės prisitaikyti. Vadovams gali būti sunku skirti laiko reguliariems grįžtamojo ryšio susitikimams, o darbuotojai gali jaustis pervargę dėl dažnesnių vertinimų.
Kitas galimas iššūkis – užtikrinti nuoseklumą. Be aiškios struktūros nuolatinis grįžtamasis ryšys gali tapti atsitiktiniu arba pernelyg neformaliu, ir tai gali sumažinti jo efektyvumą. Taigi prieš pradėdamos diegti grįžtamąjį ryšį, įmonės turi nustatyti gaires ir/ ar rekomendacijas dėl grįžtamojo ryšio dažnumo, tono ir dokumentavimo ir pan.
Nuolatinio grįžtamojo ryšio kultūra
Nuolatinis grįžtamasis ryšys yra daugiau nei praktika – tai mąstysena. Norint, kad šis naujasis požiūris būtų įgyvendintas sėkmingai, organizacijos turi skatinti kultūrą, kurioje grįžtamasis ryšys laikomas augimo ir vystymosi, o ne kritikos įrankiu.
Pradedant kurti grįžtamojo ryšio kultūrą, pirmiausiai rekomenduojama gerinti vadovų įgūdžius teikti konstruktyvų, veiksmais pagrįstą grįžtamąjį ryšį ir skatinti darbuotojus vertinti grįžtamąjį ryšį kaip galimybę, o ne grėsmę. Tik vėlesniame etape galima pereiti prie pačio grįžtamojo ryšio realaus teikimo.
Technologijų vaidmuo
Jei grįžtamasis ryšys bus tiesiog teikiamas be pagalbinių priemonių, galite susidurti su vadovų ir darbuotojų pervargimu rinkti ar teikti grįžtamąjį ryšį. Dėl šios priežasties rekomenduojama pasitelkti technologinius įrankius, kurie ženkliai palengvina procesą, suteikia jam formą, reguliarumą.
Dar vienas svarbus dalykas – sekti grįžtamąjį ryšį ir su juo susijusius veiksmus, bei kaip sekasi įgyvendinti iš grįžtamojo ryšio kilusius tikslus ar veiksmus. Šiuo metu rinkoje yra didelis žmogiškųjų išteklių valdymo ir grįžtamojo ryšio rinkimo programų/ programėlių.
Grįžtamojo ryšio diegimas – investiciją į sėkmingą ateitį
Nuolatinio grįžtamojo ryšio integravimas į veiklos vertinimus yra reikšmingas žingsnis į priekį. Šis žingsnis parodo, kiek daug organizacijos investuoja į darbuotojus ir į savo sėkmingą bei tvarią ateitį. Atsisakius retų ir statiškų vertinimų bei pasirinkus dinamiškas, nuolatines diskusijas, įmonės kuria lankstesnę, įsitraukusią ir tobulėti siekiančią darbo jėgą. Nors šis perėjimas reikalauja konkrečių ir dažniausiai ilgalaikų veiksmų, gaunama nauda yra ženkliai didesnė.